Politika varstva osebnih podatkov

POLITIKA ZASEBNOSTI

V tem dokumentu se lahko seznanite z vsemi informacijami v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajamo v podjetju E3PLUS računovodstvo d.o.o.
 

1.  Upravljavec osebnih podatkov

Vaše osebne podatke upravlja:

E3PLUS računovodstvo d.o.o.
Mlakarjeva ulica 76
4208 Šenčur

Kot upravljavec osebnih podatkov se zavezujemo k odgovorni, zakoniti in transparentni obdelavi in hrambi vaših osebnih podatkov.
 

2.   Podlaga in namen obdelave osebnih podatkov

Vaše osebne podatke obdelujemo na različnih pravnih podlagah kot tudi za različne namene. Z vsemi pravnimi podlagami in nameni se lahko seznanite v spodnjih poglavjih.
V kolikor bomo vaše osebne podatke obdelovali za dodatne namene, ki niso opredeljeni v tej politiki zasebnosti, vas bomo o tem predhodno obvestili.

Vse podatke, ki nam jih posredujete,  posredujete prostovoljno, razen v primerih kadar to od nas zahteva zakonodaja. V tem primeru je posredovanje osebnih podatkov obvezno.
V kolikor nam določenih osebnih podatkov ne želite posredovati, vam nekaterih storitev ne moremo nuditi. V primeru, da nam ne posredujete podatkov, ki jih potrebujemo za sklenitev pogodbe z nami, ne moremo izvesti dogovorjenih storitev. 

V podjetju ne izvajamo avtomatizirane obdelave in profiliranja osebnih podatkov.

V spodnjih točkah opredeljujemo namene obdelave osebnih podatkov, ki jih izvajamo v podjetju:
 

2.1.   Izvajanje naših storitev

Za namen sklenitve pogodbe in izvršitve le te, obdelujemo naslednje podatke:
- Ime in priimek,
- Elektronski naslov,
- Podatke bančnega računa,
- Podatki o pravni osebi (vključno s podjetniki posamezniki),
- Davčno številko.

Te podatke zbiramo in obdelujemo na pravni podlagi pogodbenega odnosa (za izvedbo storitve, pošiljanje računov), ter jih hranimo še 5 let od zaključka poslovnega sodelovanja. Podatke, ki jih potrebujemo zaradi obveznosti s področja davčne zakonodaje, pa hranimo še 10 let od zaključka pogodbenega odnosa. Poleg navedenih podatkov lahko obdelujemo tudi druge kategorije, kar je izrecno opredeljeno s pogodbenim odnosom.

2.2.  Izpolnjevanje zakonskih obveznosti
Za potrebe izpolnjevanja obveznosti s področja preprečevanja pranja denarja in davčne zakonodaje obdelujemo več vrst osebnih podatkov. Točen obseg osebnih podatkov izhaja iz dokumentacije, ki je predložena našim strankam ob zahtevah zakonodaje.

Zgornja obdelava se izvaja na pravni podlagi zakona in se hrani skladno z določili zakonodaje.


2.3. Obravnava povpraševanj

Vaša prejeta povpraševanja obravnavamo na podlagi zakonitega interesa, zagotoviti učinkovito komunikacijo s potencialnimi naročniki oziroma sklenitev posla. Sem spadajo predvsem obvestila o ponudbah, odgovori na vaša povpraševanja ter izpolnjevanje morebitnih anket o zadovoljstvu.

Na tej podlagi obdelujemo naslednje podatke:
- Ime in priimek,
- Elektronski naslov,
- Telefonska številka (kadar gre za povpraševanje preko telefona),
- Vsebina povpraševanja.

Te podatke hranimo še 6 mesecev od zaključka komunikacije z vami.

2.4. Pošiljanje e-novic obstoječim strankam

E-novice pošiljamo obstoječim strankam na podlagi zakona. Pri tem pa ima stranka možnost, da takšno uporabo zavrne.

V ta namen obdelujemo:
- Elektronski naslov,
- Ime in priimek.

Te podatke hranimo do vašega preklica.
 

2.5.   Drugi nameni obdelave

Vaše osebne podatke lahko obdelujemo tudi kadar je to potrebno za uveljavitev določenih zahtevkov in/ali za zaščito naših pravic. V tem primeru podatke obdelujemo skladno z zakonodajo, obseg podatkov pa je odvisen od vrste postopka.
 

3.   Roki hrambe osebnih podatkov

Osebne podatke hranimo toliko časa, kolikor je to potrebno, da se izpolni namen, za katerega so zbrani. Točni roki hrambe, za posamičen namen, so opredeljeni v 2. točki te politike zasebnosti.
 

4.   Prenos osebnih podatkov

Osebne podatke delimo tudi s pogodbenimi obdelovalci, ki izvajajo nekatere storitve za nas, to sta ponudnik za množično pošiljanje e-pošte in ponudnik gostovanja.
Ti so zavezani k varovanju vaših osebnih podatkov najmanj s takšno stopnjo kot jih varujemo sami, poleg tega pa jih lahko obdelujejo le v obsegu v katerem imajo naše dovoljenje in jih ne smejo uporabljati izven tega obsega.
Z vsakim obdelovalcem imamo sklenjeno ustrezno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.

Za dodatna vprašanja glede prenosa vaših podatkov nas lahko kontaktirate na elektronski naslov erika@e3plus.si
 

5.   Način varstva osebnih podatkov

Za varstvo osebnih podatkov skrbimo s sprejetjem tehničnih in organizacijskih ukrepov med katere štejemo:
- zagotavljanje omejitve dostopa nepooblaščenih oseb do osebnih podatkov,
- posodabljanje naše strojne in programske opreme,
- izdelavo varnostnih kopij,
- ustrezno izobraženost zaposlenih, ki pri delu obdelujejo osebne podatke,
- prilagajanje internih pravilnikov z zahtevami zakonodajnih aktov, ki veljajo za področje varstva osebnih podatkov.

Kljub varnostnim mehanizmom, ki smo jih vzpostavili pa lahko pride do varnostnega incidenta. V ta namen imamo vzpostavljen mehanizem s katerim se v primeru varnostnega incidenta ukrepa ažurno, učinkovito in kakor od nas zahteva zakonodaja.

V kolikor bi prišlo do varnostnega incidenta, pri katerem obstaja verjetnost, da so bile ogrožene pravice in svoboščine posameznikov, bomo o takšnem incidentu nemudoma, vendar ne kasneje kot v 72ih urah, obvestili pristojni nadzorni organ. V kolikor pa bi prišlo do varnostnega incidenta, ki lahko povzroči veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov, pa bomo o tem nemudoma obvestili tudi zadevne posameznike.
 

6.   Pravice posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov

Glede obdelave vaših osebnih podatkov, ki jo izvajamo, so vam na voljo naslednje pravice:

1. Pravica do dostopa in izpisa osebnih podatkov: ta pravica vam omogoča pridobitev informacij o obdelavi osebnih podatkov, hkrati pa imate tudi možnost vpogleda oz. pridobitve kopije vaših osebnih podatkov, ki jih hranimo o vas.
2. Pravica do popravka osebnih podatkov: možnost imate, da zahtevate popravek netočnih ali nepopolnih podatkov, ki jih vodimo o vas.
3. Pravica omejiti obdelavo osebnih podatkov: ta pravica vam omogoča, da podatke, kjer je sicer možen izbris, vseeno ohranite v hrambi zaradi kasnejših dokazovanj v različnih uradnih postopkih. Prav tako vam ta pravica omogoča začasno omejitev obdelave za čas trajanja odločanja o popravku ali ugovoru, ki poteka pri upravljavcu.
4. Pravica do izbrisa osebnih podatkov: ta pravica vam omogoča, da v določenih primerih zahtevate izbris podatkov, ki jih vodimo o vas. Kadar predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov zakon ali veljavna pogodba, vaših osebnih podatkov ne moremo izbrisati.
5. Pravica do preklica privolitve: kadar vaše osebne podatke obdelujemo na podlagi privolitve (soglasja), imate možnost to privolitev kadarkoli preklicati. Preklic privolitve ne pomeni negativnih posledic za vas. Opozarjamo vas, da vam po preklicu privolitve določenih storitev ne bomo mogli več nuditi.
6. Pravica do ugovora obdelavi osebnih podatkov: ta pravica vam je na voljo, kadar pride do obdelave osebnih podatkov na podlagi zakonitih interesov. Omogoča vam, da od upravljavca zahtevate, da preneha izvajati obdelavo. Opozarjamo vas, da ima upravljavec v določenih primerih možnost tak ugovor zavrniti. Upravljavec bo v vsakem primeru prenehal z obdelavo, v kolikor boste ugovarjali neposrednemu trženju.
7. Pravica do prenosljivosti osebnih podatkov: ta pravica vam omogoča, da zahtevate, da vaše osebne podatke posredujemo drugemu upravljavcu v strojno berljivi obliki. To je možno le, v kolikor vaše podatke obdelujemo z avtomatiziranimi sredstvi in kadar gre za podatke zbrane na podlagi privolitve oz. pogodbenega odnosa.

Vaše pravice lahko izvajate tako da nam pišete na erika@e3plus.si z zadevo varstvo osebnih podatkov.

Vašo zahtevo bomo obdelali v najkrajšem možnem času in najkasneje v roku 30 dni od prejema. V kolikor bo vaša zahteva obsežnejša in bo reševanje trajalo dlje časa, vas bomo o tem predhodno obvestili in vam podali okviren rok za pripravo odgovora.

Pridržujemo si pravico, da vas, v primeru podaje zahteve po izvajanju katere od vaših pravic, zanesljivo identificiramo. V kolikor nam z zahtevo ne boste poslali osebnih podatkov, na podlagi katerih vas lahko zanesljivo identificiramo, vas bomo zaprosili za dodatne osebne podatke. V primeru, da nam dodatnih osebnih podatkov v roku ne boste posredovali, bomo vašo zahtevo zavrgli.

V kolikor ste mnenja, da je prišlo do kršitve varstva osebnih podatkov lahko vedno podate pritožbo pri pristojnem nadzornem organu, ki ga v Sloveniji predstavlja Informacijski pooblaščenec.
Imate vprašanje?

V primeru dodatnih vprašanj, ki se nanaša na predmetno politiko, vaše pravice ali osebne podatke, nas lahko kadarkoli kontaktirate na erika@e3plus.si.